ജിമെയിലും സ്മാർട്ടാക്കാം; അധികമാരും ശ്രദ്ധിക്കാത്ത 5 കിടിലൻ ഫീച്ചറുകൾ!

ഒരു ഇ മെയിൽ അയച്ചുകഴിഞ്ഞപ്പോഴാണ് അതിൽ അറ്റാച്ച് ചെയ്യേണ്ട ഫയൽ ചേർത്തിട്ടില്ലെന്ന് ഓർമ വന്നത്. മറ്റൊരിക്കൽ പ്രധാനപ്പെട്ടൊരു മെയിൽ വായിക്കാൻ സമയമില്ലാതെ ഇൻബോക്സിൽ കിടന്ന് മറന്നുപോയി. ഇത്തരം അനുഭവങ്ങൾ നിങ്ങൾക്കുമുണ്ടായിട്ടുണ്ടോ? ജി-മെയിൽ ഉപയോഗിക്കുന്നവരാണെങ്കിൽ ഈ പ്രശ്നങ്ങൾക്കൊക്കെ അതിൽത്തന്നെ പരിഹാരമുണ്ട്!

മെയിൽ അയക്കാനും സ്വീകരിക്കാനും മാത്രമല്ല ജി-മെയിൽ. നമ്മുടെ ജോലി എളുപ്പമാക്കാനും സമയം ലാഭിക്കാനും സഹായിക്കുന്ന നിരവധി സൗകര്യങ്ങൾ ഇതിലുണ്ട്. എന്നാൽ പലരും ദിവസവും ജിമെയിൽ ഉപയോഗിച്ചിട്ടും ഈ ഫീച്ചറുകളൊന്നും പരീക്ഷിച്ചുനോക്കാറില്ല. അത്തരത്തിൽ ഉപകാരപ്പെടുന്ന അഞ്ച് ഫീച്ചറുകൾ പരിചയപ്പെടാം.

1. അയച്ച മെയിൽ തിരിച്ചെടുക്കാം (Undo Send)

മെയിൽ അയച്ചുകഴിഞ്ഞപ്പോഴാണ് അക്ഷരത്തെറ്റ് കണ്ടതെന്നോ തെറ്റായ ആളിനാണ് അയച്ചതെന്നോ മനസ്സിലാകുന്നത്. ഇനി എന്തുചെയ്യും? ജിമെയിലിലെ 'Undo Send' സൗകര്യം ഉപയോഗിച്ച് അയച്ച മെയിൽ ഉടൻ റദ്ദാക്കാം.

എങ്ങനെ ചെയ്യാം: മെയിൽ അയച്ച ഉടൻ സ്ക്രീനിൽ താഴെയായി കാണുന്ന 'Undo' ബട്ടൺ അമർത്തുക. കമ്പ്യൂട്ടറിൽ കൂടുതൽ സമയം ലഭിക്കാൻ Settings → See all settings → General → Undo Send എന്ന ഭാഗത്ത് പോയി സമയം 5, 10, 20 അല്ലെങ്കിൽ 30 സെക്കൻഡായി ക്രമീകരിക്കാം. മാറ്റങ്ങൾ സേവ് ചെയ്യാനും മറക്കരുത്.

ശ്രദ്ധിക്കുക: ഇത് മെയിൽ അയച്ചശേഷം പരമാവധി 30 സെക്കൻഡിനുള്ളിൽ മാത്രം റദ്ദാക്കാനുള്ള സൗകര്യമാണ്. അതിനുശേഷം ലഭിച്ച മെയിൽ തിരിച്ചെടുക്കാൻ കഴിയില്ല.

2. രഹസ്യ വിവരങ്ങൾ അയക്കാൻ കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡ് (Confidential Mode)

ചില മെയിലുകളിൽ വ്യക്തിഗത വിവരങ്ങളോ പ്രധാനപ്പെട്ട രേഖകളോ ഉണ്ടായേക്കാം. അത്തരം സന്ദേശങ്ങൾ മറ്റൊരാൾ എളുപ്പത്തിൽ ഫോർവേഡ് ചെയ്യുകയോ ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുകയോ ചെയ്യുന്നത് ഒഴിവാക്കാൻ കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡ് സഹായിക്കും.

പ്രത്യേകതകൾ: മെയിൽ തുറക്കുന്നയാൾക്ക് അത് ഫോർവേഡ് ചെയ്യാനും കോപ്പി ചെയ്യാനും പ്രിന്റ് ചെയ്യാനും അറ്റാച്ച്മെന്റുകൾ ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യാനും നിയന്ത്രണമുണ്ടാകും. മെയിൽ കാണാനുള്ള കാലാവധി നിശ്ചയിക്കാനും ആവശ്യമെങ്കിൽ മൊബൈൽ ഫോണിലേക്ക് ലഭിക്കുന്ന രഹസ്യ കോഡ് ഉപയോഗിച്ച് തുറക്കാനുള്ള ക്രമീകരണം നൽകാനും കഴിയും.

ശ്രദ്ധിക്കുക: ഇത് പൂർണമായ സുരക്ഷ ഉറപ്പുനൽകുന്ന സംവിധാനമല്ല. സ്ക്രീൻഷോട്ടുകളിലൂടെയോ മറ്റൊരു ഉപകരണം ഉപയോഗിച്ച് ചിത്രമെടുത്തോ വിവരങ്ങൾ പകർത്താൻ സാധ്യതയുണ്ട്. അതിനാൽ അതീവ രഹസ്യമായ വിവരങ്ങൾ അയക്കുമ്പോൾ ജാഗ്രത വേണം.

3. മെയിലുകൾ പിന്നീട് അയക്കാൻ ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യാം (Schedule Send)

രാത്രി വൈകിയാണ് ഒരു മെയിൽ തയ്യാറാക്കിയത്. എന്നാൽ അത് രാവിലെ ഓഫീസ് സമയത്ത് അയച്ചാൽ മതിയെന്നുണ്ടോ? എങ്കിൽ 'Schedule Send' ഉപയോഗിക്കാം.

എങ്ങനെ ചെയ്യാം: മെയിൽ തയ്യാറാക്കിയശേഷം 'Send' ബട്ടണിന് അരികിലുള്ള ചെറിയ അമ്പിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. തുടർന്ന് 'Schedule send' തിരഞ്ഞെടുത്ത് തീയതിയും സമയവും നൽകാം. നിശ്ചയിച്ച സമയത്ത് മെയിൽ സ്വയം അയക്കപ്പെടും.അയക്കാൻ നിശ്ചയിച്ച സമയം വരുന്നതിന് മുമ്പ് തീരുമാനം മാറ്റിയാൽ 'Scheduled' വിഭാഗത്തിൽനിന്ന് മെയിൽ തുറന്ന് 'Cancel send' അമർത്തി വീണ്ടും ഡ്രാഫ്റ്റാക്കാനും കഴിയും.

4. പ്രധാനപ്പെട്ട മെയിലുകൾ മറന്നുപോകാതിരിക്കാൻ 'Snooze'

ഇപ്പോൾ വായിക്കാൻ സമയമില്ലാത്ത ഒരു പ്രധാനപ്പെട്ട മെയിൽ ഇൻബോക്സിൽ കിടക്കുന്നു. തിരക്കിനിടയിൽ പിന്നീട് അത് മറന്നുപോകാനും സാധ്യതയുണ്ട്. ഇവിടെയാണ് 'Snooze' സഹായത്തിനെത്തുന്നത്.
എങ്ങനെ ചെയ്യാം: മെയിലിന് സമീപമുള്ള ക്ലോക്ക് ചിഹ്നത്തിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് നിങ്ങൾക്ക് സൗകര്യപ്രദമായ തീയതിയും സമയവും തിരഞ്ഞെടുക്കുക. അപ്പോൾ ആ മെയിൽ താൽക്കാലികമായി ഇൻബോക്സിൽനിന്ന് മാറും. നിശ്ചയിച്ച സമയമാകുമ്പോൾ വീണ്ടും ഇൻബോക്സിന്റെ മുകളിൽ പ്രത്യക്ഷപ്പെടും.

ഉദാഹരണത്തിന്, നാളെ രാവിലെ മറുപടി നൽകേണ്ട മെയിലാണെങ്കിൽ അതുവരെ മാറ്റിവെക്കാം. മറുപടി നൽകേണ്ട കാര്യങ്ങൾ ഓർമിപ്പിക്കാൻ ഇത് ഏറെ പ്രയോജനപ്പെടും.

5. ഇന്റർനെറ്റ് ഇല്ലെങ്കിലും മെയിൽ വായിക്കാം (Gmail Offline)

ഇന്റർനെറ്റ് കണക്ഷൻ ഇല്ലാത്തപ്പോഴും മെയിലുകൾ വായിക്കാനും പുതിയ മെയിലുകൾ തയ്യാറാക്കി സൂക്ഷിക്കാനും കഴിയുമെന്ന് അറിയാമോ? ജിമെയിലിലെ ഓഫ്‌ലൈൻ സൗകര്യം ഇതിന് സഹായിക്കും.

എങ്ങനെ പ്രവർത്തിക്കുന്നു: കമ്പ്യൂട്ടറിൽ Google Chrome ബ്രൗസർ വഴി ജിമെയിൽ തുറന്ന് Settings → See all settings → Offline എന്ന ഭാഗത്തേക്ക് പോകുക. 'Enable offline mail' തിരഞ്ഞെടുത്ത് എത്ര ദിവസത്തെ മെയിലുകൾ സൂക്ഷിക്കണമെന്ന് ക്രമീകരിക്കാം. തുടർന്ന് മാറ്റങ്ങൾ സേവ് ചെയ്യുക.

ഇന്റർനെറ്റ് ഇല്ലാത്തപ്പോൾ പഴയ മെയിലുകൾ വായിക്കാനും മറുപടികൾ തയ്യാറാക്കാനും കഴിയും. അപ്പോൾ അയക്കുന്ന മെയിലുകൾ 'Outbox'ൽ സൂക്ഷിക്കപ്പെടും. വീണ്ടും ഇന്റർനെറ്റ് ലഭിക്കുമ്പോൾ അവ സ്വയം അയക്കപ്പെടും.ഈ സൗകര്യം കമ്പ്യൂട്ടറിലെ Chrome ബ്രൗസറിൽ മാത്രമാണ് ലഭ്യമാകുന്നത്. ഇൻകോഗ്നിറ്റോ വിൻഡോയിൽ ഇത് പ്രവർത്തിക്കില്ല.